Obchodní podmínky

1. Úvodní ustanovení

Tyto obchodní podmínky ("Podmínky") upravují práva a povinnosti mezi vámi ("Uživatel", "vy") a provozovatelem platformy Paladine ("Poskytovatel", "my", "nás") při používání webové aplikace Paladine dostupné na adrese paladine.cz a souvisejících služeb (souhrnně "Služba").

Registrací účtu, přihlášením nebo jakýmkoli používáním Služby potvrzujete, že jste si tyto Podmínky přečetli, porozuměli jim a souhlasíte s nimi. Pokud s těmito Podmínkami nesouhlasíte, Službu nepoužívejte.

2. Popis Služby

Paladine je cloudový mzdový a HR systém určený pro české firmy. Služba poskytuje následující funkce a moduly:

2.1 Správa zaměstnanců

Evidence zaměstnanců, osobních údajů, pracovních smluv a jejich dodatků, pracovních pozic, oddělení a organizační struktury. Zahrnuje správu závislých osob (děti, manžel/ka, partner/ka) pro účely daňových slev.

2.2 Mzdové zpracování

Výpočet hrubých a čistých mezd, zákonných odvodů na sociální a zdravotní pojištění, záloh na daň z příjmu, daňových slev a bonusů, dobrovolných srážek, exekučních srážek a jednorázových úprav (prémie, mimořádné odměny, zálohy). Generování výplatních pásek.

2.3 Docházka a pracovní doba

Evidence odpracovaných hodin, dovolené, nemocenské, ošetřovného, mateřské a rodičovské dovolené, neplaceného volna, státních svátků a náhradního volna. Import docházky hromadným zadáním.

2.4 Dovolená

Správa nároků na dovolenou, sledování čerpání a zůstatků, schvalovací proces žádostí o dovolenou.

2.5 Dokumenty

Tvorba šablon dokumentů (pracovní smlouvy, dodatky, daňová prohlášení, výplatní pásky a další), hromadné generování dokumentů, elektronický podpis, sledování stavu podpisu a doručení zaměstnancům.

2.6 Evidence majetku

Správa firemního vybavení a majetku, přiřazení zaměstnancům, evidence předání a vrácení, záznamy o údržbě.

2.7 Pracovnělékařské prohlídky

Plánování a evidence lékařských prohlídek, správa rizikových kategorií, evidence poskytovatelů pracovnělékařských služeb, automatické připomínky.

2.8 Registrace u institucí

Sledování povinných přihlášení a odhlášení zaměstnanců u OSSZ, zdravotních pojišťoven a dalších statutárních institucí včetně zákonných lhůt.

2.9 Reporty a výkazy

Přehledy mezd, nákladů zaměstnavatele, kumulativní souhrny, přehledy exekucí, zůstatků dovolené, vývoje počtu zaměstnanců a regulatorní výkazy (JMHZ).

2.10 AI asistent

Integrovaný AI asistent (Paladine AI) poskytující kontextovou nápovědu a automatizaci vybraných HR a mzdových úkonů. Výstupy AI jsou informativního charakteru a nepředstavují právní, daňový ani účetní poradenství.

2.11 Samoobslužný portál zaměstnanců

Zaměstnanci mohou zobrazovat své výplatní pásky, osobní údaje, přiřazené vybavení, dokumenty k podpisu, zadávat docházku, žádat o dovolenou a podávat žádosti o změny (bankovní účet, kontaktní údaje, závislé osoby).

2.12 Integrace a API

Webhooky pro události v systému, API klíče pro přístup třetích stran a integrace s datovými schránkami (ISDS).

3. Registrace a uživatelské účty

Pro používání Služby je nutné vytvořit uživatelský účet s platnou e-mailovou adresou a heslem (minimálně 8 znaků). Ověření e-mailové adresy je povinné. Jste odpovědni za zachování důvěrnosti svých přihlašovacích údajů a za veškerou aktivitu provedenou pod vaším účtem.

Služba podporuje dvoufaktorové ověření (2FA) prostřednictvím TOTP aplikace nebo e-mailového kódu. Důrazně doporučujeme aktivaci 2FA pro zvýšení bezpečnosti účtu.

Účty mohou být vytvářeny také prostřednictvím pozvánek od existujících uživatelů v rámci organizace (tenant).

4. Role a oprávnění

Služba využívá systém rolí s různými úrovněmi přístupu: vlastník, HR manažer, účetní, čtenář mezd a zaměstnanec. Vlastník organizace je odpovědný za správné přiřazení rolí a oprávnění svým uživatelům. Poskytovatel nenese odpovědnost za škody způsobené nesprávným nastavením přístupových práv ze strany Uživatele.

5. Vícepodnikový režim

Služba umožňuje správu více právních subjektů (IČO) v rámci jedné organizace. Uživatel je odpovědný za správné přiřazení zaměstnanců k příslušným právním subjektům a za správnost regulatorních podání za jednotlivé subjekty.

6. Ochrana osobních údajů

Zpracování osobních údajů se řídí našimi Zásadami ochrany osobních údajů, které tvoří nedílnou součást těchto Podmínek. Služba zpracovává citlivé osobní údaje zaměstnanců včetně rodných čísel, zdravotních informací, mzdových dat a bankovních údajů. Poskytovatel vystupuje v roli zpracovatele osobních údajů; Uživatel (zaměstnavatel) je správcem osobních údajů ve smyslu GDPR a příslušné české legislativy.

Uživatel je povinen zajistit zákonný titul pro zpracování osobních údajů svých zaměstnanců prostřednictvím Služby a informovat dotčené osoby o zpracování jejich údajů.

7. Bezpečnost dat

Poskytovatel implementuje přiměřená technická a organizační opatření k ochraně dat uložených ve Službě, včetně šifrování přenosu dat, řízení přístupu a auditního logování. Přesto Poskytovatel nemůže zaručit absolutní bezpečnost dat přenášených přes internet ani dat uložených v elektronických systémech.

Uživatel je povinen přijmout vlastní přiměřená bezpečnostní opatření, zejména používat silná hesla, aktivovat dvoufaktorové ověření a neposkytovat přihlašovací údaje třetím osobám.

8. Odpovědnost a omezení záruky

8.1 Služba "tak, jak je"

Služba je poskytována "tak, jak je" (as is) a "jak je k dispozici" (as available), bez jakýchkoli výslovných či konkludentních záruk, včetně, nikoli však výlučně, záruk prodejnosti, vhodnosti pro konkrétní účel, nepřetržité dostupnosti či bezchybného fungování.

8.2 Mzdové výpočty

Přestože usilujeme o přesnost mzdových výpočtů v souladu s platnou českou legislativou, Poskytovatel nezaručuje, že všechny výpočty budou za všech okolností zcela bezchybné. Uživatel je povinen výsledky mzdového zpracování kontrolovat a ověřovat před jejich finalizací a výplatou. Poskytovatel nenese odpovědnost za škody vzniklé v důsledku nesprávných výpočtů, včetně chybně odvedených daní, pojistného nebo plateb zaměstnancům.

8.3 AI asistent

Výstupy AI asistenta jsou generovány automaticky a mají výhradně informativní a pomocný charakter. Nepředstavují právní, daňové, účetní ani jiné odborné poradenství. Uživatel je plně odpovědný za rozhodnutí učiněná na základě výstupů AI a za jejich ověření u kvalifikovaného odborníka.

8.4 Regulatorní podání

Služba usnadňuje přípravu podání pro OSSZ, zdravotní pojišťovny, finanční úřady a další instituce. Poskytovatel však nezaručuje správnost, úplnost ani včasnost těchto podání. Uživatel nese plnou odpovědnost za dodržení zákonných lhůt a za správnost podaných informací.

8.5 Elektronický podpis

Služba umožňuje elektronické podepisování dokumentů. Poskytovatel nezaručuje právní platnost a vymahatelnost elektronických podpisů pro všechny typy dokumentů ve všech jurisdikcích. Uživatel je odpovědný za ověření, zda elektronický podpis splňuje požadavky platné legislativy pro daný typ dokumentu.

8.6 Omezení odpovědnosti

V maximálním rozsahu povoleném zákonem Poskytovatel nepřijímá žádnou odpovědnost za jakékoli škody vzniklé v souvislosti s používáním Služby, ať už přímé, nepřímé, náhodné, zvláštní, následné nebo represivní, včetně, nikoli však výlučně, ztráty dat, ušlého zisku, přerušení podnikání, pokut udělených státními orgány, chybně odvedených plateb či škod způsobených třetím osobám, a to bez ohledu na to, zda byl Poskytovatel na možnost takových škod upozorněn.

Uživatel používá Službu výhradně na vlastní riziko a odpovědnost. Poskytovatel výslovně vylučuje jakoukoli finanční odpovědnost za škody vzniklé v souvislosti se Službou, a to bez ohledu na jejich právní důvod (smluvní, mimosmluvní, z bezdůvodného obohacení či jiný).

9. Povinnosti Uživatele

Uživatel se zavazuje:

• Používat Službu v souladu s platnými právními předpisy České republiky a EU.
• Zadávat do Služby přesné a aktuální údaje.
• Kontrolovat a ověřovat výstupy Služby (zejména mzdové výpočty) před jejich použitím.
• Zajistit řádné zálohování vlastních dat mimo Službu v přiměřeném rozsahu.
• Nepoužívat Službu způsobem, který by mohl poškodit, znepřístupnit nebo přetížit infrastrukturu Služby.
• Neprovádět reverzní inženýrství, dekompilaci ani jiné pokusy o získání zdrojového kódu Služby.
• Nesdílet přihlašovací údaje s třetími osobami a neposkytovat přístup neoprávněným osobám.

10. Dostupnost Služby

Poskytovatel vynaloží přiměřené úsilí k zajištění nepřetržité dostupnosti Služby, avšak nezaručuje její nepřetržitý a bezchybný provoz. Služba může být dočasně nedostupná z důvodu plánované údržby, aktualizací, technických poruch nebo okolností mimo kontrolu Poskytovatele (výpadky třetích stran, živelné události apod.).

11. Duševní vlastnictví

Služba, včetně jejího zdrojového kódu, designu, textů, grafiky a dalšího obsahu, je chráněna autorským právem a dalšími právy duševního vlastnictví Poskytovatele. Uživateli je udělena nevýhradní, nepřenosná licence k používání Služby v souladu s těmito Podmínkami po dobu trvání smluvního vztahu.

Data vložená Uživatelem do Služby zůstávají vlastnictvím Uživatele. Poskytovatel k nim získává pouze oprávnění nezbytná pro provoz a poskytování Služby.

12. Ukončení

Uživatel může svůj účet kdykoli zrušit prostřednictvím nastavení Služby nebo kontaktováním podpory. Poskytovatel si vyhrazuje právo pozastavit nebo zrušit účet Uživatele v případě porušení těchto Podmínek, a to bez předchozího upozornění v případě závažného porušení.

Po ukončení účtu budou data Uživatele uchovávána po dobu stanovenou zákonem pro archivaci mzdových a účetních záznamů, poté budou nenávratně smazána.

13. Změny Podmínek

Poskytovatel si vyhrazuje právo tyto Podmínky kdykoli upravit. O podstatných změnách bude Uživatel informován prostřednictvím e-mailu nebo oznámením v rámci Služby s přiměřeným předstihem. Pokračujícím používáním Služby po nabytí účinnosti změn Uživatel s novými Podmínkami souhlasí.

14. Oddělitelnost

Pokud bude jakékoli ustanovení těchto Podmínek shledáno neplatným, neúčinným nebo nevymahatelným, nebude tím dotčena platnost a účinnost ostatních ustanovení. Neplatné ustanovení bude nahrazeno ustanovením, které se svým účelem a smyslem nejvíce blíží původnímu záměru.

15. Rozhodné právo a řešení sporů

Tyto Podmínky se řídí právním řádem České republiky. Veškeré spory vzniklé v souvislosti s těmito Podmínkami budou řešeny příslušnými soudy České republiky.

16. Kontakt

V případě dotazů k těmto Podmínkám nás kontaktujte na podpora@paladine.cz.